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退職・転職の挨拶状はいつ、誰に送ればいい?

ご自身のキャリアアップや人生の節目での大きな転機のひとつが退職・転職です。こういった大切な出来事についてはお世話になった方々へ感謝の気持ちをお伝えする、という意味でもきちんと挨拶状で連絡をしたいものですね。

 

退職・転職の挨拶状はいつ頃、誰にあてて送るのが最も良いのでしょうか?

まず挨拶状を送る時期についてですが、退職や転職の時期やバタバタしてて送るのが遅くなってしまった、ということもあると思いますが、基本的には退職日・転職日の1ヶ月前を目処に出すのが通例とされています。

 

遅くなったとしても少なくとも退職・転職をした日から3ヶ月以内までに出すようにしましょう。あまりに遅いと「何を今さら」というイメージを持たれてしまいますので、その期間で出来る限り早い時期が良いでしょう。

特に退職や転職の挨拶状は社外の方にも出すものですので、ルーズな面がある方だなという印象をもたれないようにすることも大切なことです。

 

退職や転職については日にちが早いうちから分かることがよく有ります。かといって決まったらすぐ出すというのも考えものですが、先ほどの「1ヶ月前」を基本にすれば問題無いと思います。会社間の取引での調整作業もありますし、先方にも適度な余裕を持っていただくことができます。

営業をやっている方の中には既存のお客さまに対して早めのアプローチをするという意味で、転職が決まった時点ですぐに挨拶状を送るケースもあるようです。この場合は送る相手をきちんと選ぶ必要がありそうですね。

 

次に送る相手ですが、これについてはあまり難しく考えず、大きい会社、小さい会社に関わらずまずは長年個人的にお世話になった方に心を込めて挨拶状を送るのが良いと思います。同じ会社で複数のお知り合いがいるケースでは、連名にせず、それぞれ別々に出すほうが丁寧で良いでしょう。

また仕事上だけでなく、丁寧な方ではご友人やご親類といった親しい方へ出す方もいらっしゃるようです。

 

ともあれ大切な節目となる出来事ですのできちんとリストアップして、漏れのないように心がけましょう。

 

社名変更挨拶状の差出人は新・旧どちらの社名?

社名を変更するという非常に重要なイベント、関係者の方々に滞り無く周知を図りたいもの。

社名変更の挨拶状は当店でもよくご利用いただいておりますが、挨拶状の差出人についてお悩みになるケースをよくお見受けします。社名の変更ともなるとそう何度も起こることではありませんし、万全な状態で挨拶状を送ることはとても大切なことですよね。

 

さて、差出人の欄には新しい社名、それとも旧の社名、どちらを記載するのが正しいのでしょうか?

 

まず一般的なマナーとして、社名変更の際に出す案内状、これを送る時期は社名を変更する前となります。差し出す前までは新しい社名を相手方は知らないわけですから、新社名で出してしまうと知らない会社から手紙が来た・・・ということになり、相手方を困惑させることになってしまうので気をつけなければいけません。

従って、社名を変更する前に出す場合の差出人の社名は「旧社名」で出すことが一般的です。

また、お知らせするべき新しい社名は、相手方に分かりやすく案内文の中にきちんと記載するようにしましょう。

 

もちろん、急な事情による社名変更が発生する場合もあります。その場合は社名変更後に挨拶状を送るという事になります。その場合、万が一差出人として新社名を記入したい場合は旧社名との併記を必ずするように心がけましょう。

旧社名を差出人にする場合は、新社名を括弧書きで記入、逆に新社名を差出人にする場合は必ず旧社名を括弧書きで記入するようにします。こうすることで、相手先から見てどこの会社から届いた挨拶状かひと目で判別することができます。忘れずに表記するようにしてください。

 

ちなみに挨拶状をいつまでに出せば良いか、ですが、これは変更日の1ヶ月前くらいが理想的です。相手先や取引先なども社名変更によるデータの書き換えなどが必要になります。あまりぎりぎりになってしまうと迷惑をかけてしまいかねませんので、なるべく余裕をもって出すようにしたいですね。

挨拶状の封筒にカードを入れるのに正しい向きは?

挨拶状が届いた時、封筒を開けると案内文が逆さまに入っていた・・・このような失敗は絶対に避けたいですよね。

いくらなんでも逆さまは極端な例ですが、封筒の内容物を封入する向きには実は一般的なマナーがあることをご存知ですか?

 

実は、正式にはカードの正面、つまり文章が印刷された面が封筒の表面を向くように入れるのが良いとされています。これは封書と中身の裏表を反対にすることは凶であるという昔からの風習にそのルーツがあると言われています。

挨拶状を手渡しする場合もあると思いますが、その場合は基本的に封をしないで渡すのが一般的です。この場合に限っては、ぱっと開けた時にすぐに招待状などの表が見えるよう逆に封筒の裏面にカードの表を合わせるのも工夫があって良いかもしれません。このケースは結婚式の招待状などではよくあるケースだと思います。

 

ちなみに当店で扱いのある2つ折りカードの封入の仕方にも一般的なルールがあります。

これは挨拶状が印字されている面を内側に折り、その折り目を上にして封入するのが正しいやり方です。また、そのほうが開ける側も取り出しやすくて良いですよね。

 

カードを入れる向きで特に注意したい点は封筒の宛名を縦書した場合です。

封筒の宛名を縦書する場合は封をする側が左にくるように書くようにしてください。万が一封をする側を右にしてしまうと完全に逆さまになってしまいますので注意が必要です。封をする側を右にするのは弔事の場合ですのでお間違えのないように・・・

 

余談ですが挨拶状の中の封入物が複数になるケースも有ります。例えば結婚式などでは招待状の他に会場の地図や出欠ハガキなども封入するのが一般的ですが、この場合招待状、会場地図、出欠ハガキの順が良いでしょう。相手に読んもらうべき重要度の高いものから封入してゆくように心がけていれば大丈夫だと思います。

 

挨拶状のカードはいわば一番大切なものですので、まず何よりも封入の際にカードと封筒の向きが逆になっていないことを一つ一つ確認してゆくように心がけましょう。

事務所移転の案内状はいつ、誰に送ればいい?

事務所移転は非常に時間と労力を伴うものですが、実は事業に関わる相手先にとっても何かと業務に影響が発生する事です。

取引先からしてみれば、請求書や見積もりその他の書類の送付先住所を変更する必要もありますし、企業によってはシステムの変更も必要となってくるかもしれません。

 

したがって移転後すぐに円滑な業務をできるようにするためにも、通常は移転の1ヶ月前、遅くとも2週間~10日前までに移転の案内を相手先にお知らせしておく必要があります。そうすることで取引先にも早めに新しい住所などの情報を伝えることができますし、何よりも「きちんとした会社」であるという安心感を持っていただけるでしょう。

 

事務所移転の案内を送る相手は、事業を円滑に行う上での取引先や常日頃お世話になっている方々を中心に選ぶのが基本ですが、事業の業態によっては個人のお客さまにも案内状を送付するケースもあります。その場合枚数が多くなってしまうので重要性に応じて案内状のコストを調整することも大事になってきます。もしくはホームページを持っている企業であれば、移転についての情報を事前にホームページに記載することでお客さまに対して認知して頂いても良いと思います。

 

案内状の内容としては、挨拶文、新住所・新電話番号・FAX番号、発信者(代表者)名は必ず入れるようにしましょう。また、紙面が取れるようであれば新しい事務所の周辺地図を入れておくと相手先にも新住所の場所を分かりやすく伝えることができます。

 

事務所移転の案内は事業を続けてゆくにあたって、とても大切な作業のひとつです。FAXなどで簡易的に知らせることもできますが、心のこもったやりとりをお考えであればきちんとした形式の案内状を送るようにしたいものですね。

手続きが滞ることの無いよう、また、案内状の遅れによる信頼の低下を招かないためにも、事務所移転の案内については計画的に早めの準備をするように心がけましょう。





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