社名を変更するという非常に重要なイベント、関係者の方々に滞り無く周知を図りたいもの。
社名変更の挨拶状は当店でもよくご利用いただいておりますが、挨拶状の差出人についてお悩みになるケースをよくお見受けします。社名の変更ともなるとそう何度も起こることではありませんし、万全な状態で挨拶状を送ることはとても大切なことですよね。
さて、差出人の欄には新しい社名、それとも旧の社名、どちらを記載するのが正しいのでしょうか？
まず一般的なマナーとして、社名変更の際に出す案内状、これを送る時期は社名を変更する前となります。差し出す前までは新しい社名を相手方は知らないわけですから、新社名で出してしまうと知らない会社から手紙が来た・・・ということになり、相手方を困惑させることになってしまうので気をつけなければいけません。
従って、社名を変更する前に出す場合の差出人の社名は「旧社名」で出すことが一般的です。
また、お知らせするべき新しい社名は、相手方に分かりやすく案内文の中にきちんと記載するようにしましょう。
もちろん、急な事情による社名変更が発生する場合もあります。その場合は社名変更後に挨拶状を送るという事になります。その場合、万が一差出人として新社名を記入したい場合は旧社名との併記を必ずするように心がけましょう。
旧社名を差出人にする場合は、新社名を括弧書きで記入、逆に新社名を差出人にする場合は必ず旧社名を括弧書きで記入するようにします。こうすることで、相手先から見てどこの会社から届いた挨拶状かひと目で判別することができます。忘れずに表記するようにしてください。
ちなみに挨拶状をいつまでに出せば良いか、ですが、これは変更日の1ヶ月前くらいが理想的です。相手先や取引先なども社名変更によるデータの書き換えなどが必要になります。あまりぎりぎりになってしまうと迷惑をかけてしまいかねませんので、なるべく余裕をもって出すようにしたいですね。
