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事務所移転の案内状はいつ、誰に送ればいい?

 

事務所移転は非常に時間と労力を伴うものですが、実は事業に関わる相手先にとっても何かと業務に影響が発生する事です。

取引先からしてみれば、請求書や見積もりその他の書類の送付先住所を変更する必要もありますし、企業によってはシステムの変更も必要となってくるかもしれません。

 

したがって移転後すぐに円滑な業務をできるようにするためにも、通常は移転の1ヶ月前、遅くとも2週間~10日前までに移転の案内を相手先にお知らせしておく必要があります。そうすることで取引先にも早めに新しい住所などの情報を伝えることができますし、何よりも「きちんとした会社」であるという安心感を持っていただけるでしょう。

 

事務所移転の案内を送る相手は、事業を円滑に行う上での取引先や常日頃お世話になっている方々を中心に選ぶのが基本ですが、事業の業態によっては個人のお客さまにも案内状を送付するケースもあります。その場合枚数が多くなってしまうので重要性に応じて案内状のコストを調整することも大事になってきます。もしくはホームページを持っている企業であれば、移転についての情報を事前にホームページに記載することでお客さまに対して認知して頂いても良いと思います。

 

案内状の内容としては、挨拶文、新住所・新電話番号・FAX番号、発信者(代表者)名は必ず入れるようにしましょう。また、紙面が取れるようであれば新しい事務所の周辺地図を入れておくと相手先にも新住所の場所を分かりやすく伝えることができます。

 

事務所移転の案内は事業を続けてゆくにあたって、とても大切な作業のひとつです。FAXなどで簡易的に知らせることもできますが、心のこもったやりとりをお考えであればきちんとした形式の案内状を送るようにしたいものですね。

手続きが滞ることの無いよう、また、案内状の遅れによる信頼の低下を招かないためにも、事務所移転の案内については計画的に早めの準備をするように心がけましょう。

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