豆知識

挨拶状でよく使用される文言に「私こと」、「私儀」という言葉があります。

普段の手紙では使用されることが少ない言葉ですが、挨拶状においてはご使用になるケースが多く見受けられます。

この「私こと」、「私儀」、一体どのような意味合いをもつのかご存知でしょうか？

 

実はこの2つの言葉は文法的には謙譲語に当たります。

したがって「私自身のことを申し上げるので大変恐縮ではございますが」というへりくだった意味合いになり、相手に対して敬意を持って送る手紙に対して使用される言葉になります。

文章の中に普通に「私自身のことを申し上げるので大変恐縮ではございますが」と書けば良いのでは？とお考えになる方もいらっしゃることと思いますが

カードや書面はスペースが限られており、相手への敬意を含んだ手紙であるという意味をなるべく少ないスペースで表現できるという点においては、非常に工夫された言葉遣いといえるでしょう。

 

挨拶状での実際の使い方としては、この「私こと」、「私儀」という言葉は文章全体の文字の大きさよりやや小さくして書くのが通常です。

実際の書き方としては「さて　私こと」「さて　私儀」となります。

一般的にはこれらを「自分自身のことで恐縮ですが」という意味あいをこめて、行末に配置するように書くのが通常のマナーとされています。

 

この行末というのがちょっとピンと来ないかもしれません。

これについては実際の画像をご覧いただいたほうがわかりやすいと思いますので、どうぞ下の画像をご参照くださいませ。

 

このように、まず通常の挨拶を記入した後、挨拶状の本題に入る前に「さて　私こと」「さて　私儀」を挿入することによって

謙譲語のワンクッションを入れた文章となるわけです。

 

実際に挨拶状のご注文をいただくにあたって、ひとつ注意点がございます。

当店でもこの「私こと」、「私儀」は文例の中に含まれておりますが、レイアウトは他の文字と同じ大きさに設定されております。

したがいまして、小さい文字に変えたい場合はレイアウト調整が必要となりますのでご注意くださいませ。

会社にとっての非常に大きなイベントのひとつに、社長が交代するという出来事があります。社長が交代するということは、法人そのものの代表者が変わる事を意味しますので、取引先やお世話になった方々へ挨拶状を送ることはとても大切なことと言えるでしょう。

 

ここでは、社長交代挨拶状を出す時期、またどのように書けばよいのか？ということについてご説明します。

 

まず挨拶状を出す時期ですが、社長の交代つまり退任と就任の時期がポイントとなります。

これは法律的には株主総会とその後に行われる取締役会での決議で決定されますので、社長交代の挨拶状はこの決議以降で出すのが良いタイミングとされています。

決議終了以降はなるべく早めに出すようにすることをおすすめします。遅くとも1週間以内には出しておいたほうが無難でしょう。

 

次に、社長交代挨拶状の書き方ですが

これは実際に当店のテンプレートを実際に見ながら説明したいと思います。

上記の画像は当店の「単板カード+封筒」でのテンプレートになります。

この他にもテンプレートは数多くございますので、一度ご覧になってくださいませ。

 

社長交代の理由などについては様々な事情もある事ですので書く必要はなく、いつの日付をもって交代になったということを簡潔に相手に伝える文章にすることがポイントです。

挨拶をする主体は旧社長ではなく、今回新しく選任された新社長のお名前で入れるようにしましょう。そして、『記』として、今回の決定で就任になった他の取締役の名前を列記してゆくスタイルになります。

 

また、カードを二つ折りにすることで、挨拶状の内容についてさらに幅を持たせることができるようになります。

上記の画像は『2つ折りカード+封筒』のテンプレートです

 

同じような文面が並んでいますが、旧社長と、新社長のそれぞれの挨拶を入れるスタイルです。

非常に丁寧で、きちんとした会社であるということを関係者の皆さんにお伝えすることが可能なテンプレートとなっておりますので、是非ご検討くださいませ。

 

 

 

挨拶文の文章の中で、日付の欄によく『◯月吉日』と書かれているのを目にします。皆さんもこの「吉日」という言葉、何気なく使ったことが一度くらいはお有りなのではないでしょうか。

この吉日という言葉はどのような場面で、またどのような使い方をすれば良いのでしょうか？

 

吉日とは、基本的に挨拶状で使用される言葉で、おめでたい出来事に関して良い日を選んで文章を書いたことを相手に知らせるためのものです。吉日という言葉自体が縁起をかついだ用語ですので、例えば葬祭などのご不幸に関わる出来事については使用しません。

同様に、正確な日付が重要になる事務的な文書や納品書、注文書などといったビジネス文書でもこの文言は使用されません。

お祝い事の案内における、日付の枕詞・・・という風に覚えておいていただいても差し支えないと思います。

 

また日付についてですが、4月、5月といった月度を特定すること無く「平成◯◯年春吉日」や「平成◯◯年春佳日」などといった表記をする場合もあります。こうすることで広い期間で挨拶状を使用することができ、期間中に新規のお取引様を作って、案内状をお届けしたい場合にも有効な手段といえるでしょう。

 

当店で挨拶状をご注文いただく場合での実際に吉日という文言を挨拶状に入れる手順を以下でご説明いたします。

 

まずは挨拶状のデザインとご使用いただくはがき、またはカードの種類を選んでいただきます。

ステップ③で実際に印刷内容を入力する画面になります。下の画像をご覧くださいませ。実際にご注文いただく際の画面です。

 

「年月日」の欄に「平成◯◯年◯◯月吉日」と入力した後、画面下部にある『入力内容をデザインに反映』ボタンをクリックしてください。これで入力していただいた内容が文章の中に反映されるようになります。

このようにしていただくことで非常に簡単に、かつ自由に吉日という文言を入れることが可能となっております。

是非お試しくださいませ。

 

 

ビジネス文書の宛名に使われる言葉には、実に多くの種類が存在します。とりわけよく使用される言葉は「様」や「殿」のような相手のお名前の下に付ける言葉ですね。

これらの言葉の総称を、相手への敬意を払うという意味合いで「敬称」と呼んでいます。

敬称は、使い方で大きく分けると氏名の下に付ける敬称と単語の頭に付ける敬称、この2つに分類することができます。

 

①氏名の下に付ける敬称

 

一般的に良く使用される言葉は『様・殿・御中・各位』といったところになるでしょうか。

「様」や「殿」は目上、目下や男女に関わらず広く一般的に使用される敬称で、最もポピュラーな部類に入る敬称でしょう。

 

「御中」は会社などの組織そのものに対して付ける敬称です。その組織内の全ての人、という意味合いになりますので、例えば御中を使用したすぐ後に特定の役職や名前を書くと敬称を重ねてしまうことになるので注意するようにしてください。

 

「各位」は同じ文書を複数の方々にお知らせする際に使用する敬称です。たまに各位「殿」といった表記を見ることがありますが、これは誤りです。「各位」そのものに皆様という意味がこめられていますので個人に使う敬称を並列して使用することはありません。

 

②単語の頭につける敬称

 

これも様々な言葉があり、代表的なところでは「御」、「貴」、「尊」などの敬称でしょうか。

相手の会社の事を「御社」と書いたり、「貴社」と書くことは一般的ですし、「尊父」など個人を敬う意味での敬称としても思いられています。

 

ちなみにこれは敬称とは意味合いが異なりますが、相手の企業・団体の「株式会社」や「社団法人」を㈱や（社）と略して書いてはいけません。社名を略すことは非常に失礼なことに当たりますのでご注意ください。

 

 

普段何気なく使用している敬称ですが、このように非常に沢山の種類があり、なおかつそれぞれ独自の意味合いをもった言葉ですので、一つ一つどのような場合に用いるべきなのかを知っておくことは重要ですし、また間違えてしまうと相手にとって失礼にも当たりますので十分に注意して使うようにしたいですね。

普段文章の中で普通に目にする句読点ですが、挨拶状の文章の中に入れるべきかどうか？これについては多くの方が悩まれる事だと思います。

元々、句読点は識字教育を行うに当たって文章の切れ目が誰の目にもわかりやすくするためのもので、必ずしも文章の中に入れなければならないというものではありません。

 

むしろ挨拶状などの形式が必要なものや、慶事をお知らせするための案内状などで使用する文章の中には、縁起を担ぐ意味で句読点を使用しないケースが多く有ります。

句読点は「文章を切る、区切る」などの意味あいに通じるため、意味が転じて「ご縁を切る」といった意味合いを想像させてしまうからなのです。

また、挨拶状や案内状が縦書の場合は、句読点は使用しないのが一般的です。

 

句読点を使用しない理由についてはその他にも諸説あります。

例えば江戸時代では漢文にレ点を付けて読むことが「教養がない」とされていたということから、同じ区切るという意味合いで用いる句読点を付けた文章を相手に送ることは、教養がないと判断されていると思われ、これは失礼に当たるからといった説や、古来書簡は毛筆で書かれており、毛筆文体の場合は句読点を用いることはないから、といった説もあります。

ちなみに句読点と同様皆さんが悩まれる、読みやすいように文章を一段落とす「段落落とし」ですが、これもこの毛筆 の方に由来があるようで、一般的には使用するケースは少ないと言われています。

 

しかし最近は文章などの形式にとらわれること無く、句読点を挿入してほしいというご要望もありますし、それに句読点を使用してはならないという決まりがあるわけでもないので、ご使用になりたい出来事に応じて句読点を入れる入れないの判断をなさるのが良いと思います。

当店ではお選びいただいたそれぞれのレイアウトで設定された文章を使用して自由に設定していただけますので、句読点の入力も可能です。

ただし見本より行数が多い場合、デザインレイアウト調整が必要になる場合があります。